El comercio internacional es conocido por ser un rubro complejo, muy sujeto a regulaciones locales e internacionales y, sobre todo, por tener procesos muy atípicos que dependen de la enorme variedad de clasificaciones arancelarias y de los criterios de transporte para cada caso.
Según un informe del World Economic Forum, una importación de flores de Kenia a los Países Bajos generó 200 documentos comerciales. Por si fuera poco, el procesamiento de las declaraciones de aduanas, permisos, certificados de origen, facturas de compra y un sinnúmero de otros documentos representó un 20% del costo total de entrega.
Esta enorme cantidad de trabajo manual de back office es una verdadera fuente de fricción en el sector exportador. No es de sorprender que sea uno de los sectores más fértiles para la automatización.
Estamos ante una industria que integra muchísimos agentes, y que maneja millones de documentos con un alto nivel de variaciones y excepciones, incluyendo adiciones de información escritas a mano. Es en este contexto que las funciones cognitivas son más necesarias que nunca, porque permitirán a los bots lidiar con información muy diversa.
¿Cómo la RPA benefician el funcionamiento del comercio global?
Información y comunicación mejorada:
La automatización de procesos permite programar a los bots para que manden reportes y notificaciones de los principales acontecimientos dentro de la cadena de valor, desde un simple seguimiento de mercaderías, hasta hitos importantes o sucesos inesperados.
Agilidad en la gestión aduanera:
La gestión aduanera está cargada de tareas de back office y sujeta a una carga regulatoria muy importante, siendo muchas veces un cuello de botella en el comercio internacional. La implementación de la automatización robótica de procesos le dará a esta actividad un gran impulso en su capacidad operativa, agilizando toda la cadena de entrega sin comprometer la seguridad, el cumplimiento de las leyes y la lucha contra el transporte de mercancías ilegales.
Reducción de costos:
La reducción de costos es uno de los beneficios más visibles en la implementación de programas de automatización. Al ya no tener que lidiar con una tramitología tan compleja y engorrosa, las empresas de comercio internacional tampoco tendrán que asignar una importante cantidad de horas-hombre para garantizar la fluidez de las operaciones y el cumplimiento regulatorio.
Aumento en la rentabilidad de toda la industria:
No sólo se trata de la reducción de costos. La liberación de tiempo y recursos permitirá a las empresas enfocarse en actividades más estratégicas y de mayor valor. Adicionalmente, la reducción de errores en la gestión de documentos minimizará la incidencia de incumplimiento regulatorio.
Cumplimiento regulatorio mejorado:
En la industria del comercio internacional se mueven millones de documentos comerciales, aduaneros, financieros y logísticos y todos están sujetos a una fuerte presión regulatoria y a las expectativas de todos los grupos de interés.
Tecnologías como el reconocimiento óptico permitirán digitalizar y categorizar millones de documentos, y procesar la información que contienen para poder estar siempre en regla con las leyes locales e internacionales, evitando sanciones y perdidas innecesarias.
La agilidad, eficacia y transparencia ganada con esta tecnología es innegable y como todo foco de disrupción positiva, veremos a esta industria transformarse en beneficio, no solo de las organizaciones involucradas, sino también de todos los consumidores.
En IDEGO, tenemos la capacidad de desarrollar e implementar soluciones de Automatización Robótica de Procesos para convertir llevar su empresa exportadora a un siguiente nivel de eficiencia y rentabilidad.
Nuestro equipo consultor tuvo la oportunidad de trabajar con una reconocida agencia de aduanas con más de 20 años de experiencia en el mercado local. Por necesidad estratégica, la empresa decidió adoptar la Automatización como base de diferenciación y costos, buscando ser más eficaces y generando un impacto positivo en el cliente.
Los principales desafíos fueron:
Reducir el tiempo y los costos involucrados en sus procesos.
Permitir el crecimiento significativo en las operaciones sin incrementar sus costos.
Desarrollar el primer proyecto piloto que logre la lectura de documentos de Importación / Exportación y generación de la declaración de aduanas automáticamente.
Para ello, se implementó una plataforma RPA para automatizar el proceso, que incorporó la lectura, validación de campos y formularios, extracción de los datos necesarios para generar el Formulario de Declaración de Aduana (DUA ).
Tras un exitoso despliegue, se lograron los siguientes objetivos:
El tiempo del proceso se redujo en un 60% - 80%, pasando de 30 minutos a menos de 7 minutos.
Automatización del proceso y liberación de recursos humanos que operaban el proceso de forma manual. Generación de base de datos interna y confiable respetando lo indicado en orden de compra y cliente. Mayor eficacia y eficiencia frente a competencia. Caso exitoso de inicio de Transformación Estratégica de la organización.
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