No cabe duda de que, a lo largo de los años, la RPA han logrado ofrecer un gran valor a las organizaciones. La evidencia este impacto es el enorme crecimiento que ha experimentado dicho mercado. Según un estudio reciente, el mercado de Automatización Robótica de Procesos creció un 63% sólo en el año 2018, y un 62% en el año 2019, en comparación a la totalidad del mercado de software empresarial, con un modesto crecimiento de 13.5% y 11.5%, respectivamente. Además, este mercado está en rumbo a alcanzar los USD 25,66 mil millones para el año 2027.
Múltiples organizaciones alrededor del mundo han implementado esta tecnología, lo cual se ha visto reflejado en impresionantes índices y proyecciones de crecimiento. Sin embargo, para maximizar la rentabilidad de un programa de automatización, es importante que los líderes de negocios identifiquen claramente cuáles son sus expectativas.
Beneficios de implementar un programa de automatización
Año tras año, se ve un gran aumento en la cantidad de empresas que eligen softwares de automatización para empezar su transformación digital. Analistas de la industria pronostican que, para finales del año 2022, el 85% de organizaciones van a haber implementado alguna forma de automatización robótica de procesos.
¿Cómo están midiendo las empresas el éxito de sus programas de automatización?
El valor generado por un programa de automatización es medido con la ayuda de una variedad de métricas:
1. Productividad del colaborador:
La totalidad de un proceso de negocio puede considerarse una suma de varios procesos más pequeños. En esta multiplicidad de procesos, hay una cantidad significativa de tareas altamente repetitivas y de poco valor.
La RPA es impulsada por una fuerza de trabajo digital compuesta por piezas de software que pueden desempeñar de manera muy eficiente tareas de baja complejidad, como recuperación y entrada de datos, contribuyendo a que las organizaciones puedan ahorrar una importante cantidad de horas-hombre.
Una vez que las tareas mundanas son automatizadas, los empleados pueden enfocar su tiempo y energía en actividades que requieren pensamiento crítico y empatía, como la toma de decisiones e interacción con los clientes.
Es así que la automatización robótica de procesos no sólo mejora la rentabilidad, sino que también contribuye a que los trabajadores se sientan más satisfechos con su trabajo al disponer de más tiempo para actividades más de mayor valor.
2. Mejoras en el cumplimiento
Muchas organizaciones, especialmente del rubro financiero, están sujetas a estándares regulatorios muy rigurosos. Para garantizar el cumplimiento de dichos estándares, las reglas deben ser respetadas de forma consistente, sin laxitud o negligencia alguna. La fuerza de trabajo digital que provee la RPA puede desempeñar, sin distracciones ni descansos, tareas que requieren absoluta precisión, manteniendo también un registro detallado del trabajo realizado para que pueda ser auditado.
3. Mejoras en la experiencia de cliente
El servicio al cliente es uno de los puntos de contacto más importantes. En este proceso las empresas tienen la oportunidad de desarrollar una relación sólida con sus clientes. Para que esto se haga realidad, es esencial que los empleados realicen su trabajo eficazmente.
Gracias a la automatización de procesos, mientras los empleados pueden enfocarse en resolver los problemas de sus clientes y gestionar las relaciones con pensamiento crítico y empatía, la fuerza de trabajo digital se puede encargar de las tareas repetitivas más básicas, tales como la búsqueda, recuperación y entrada de datos para múltiples aplicaciones, asegurando así un trabajo rápido y preciso. Esta colaboración humano-digital garantiza que el cliente obtenga la mejor experiencia posible.
4. Innovación
La RPA permite que las organizaciones sean innovadoras en una enorme diversidad de aspectos.
La innovación más visible es claramente el cambio en la dinámica de trabajo, donde ha ocurrido una liberación de horas-hombre, permitiendo a los colaboradores resolver nuevos problemas.
Además de la capacidad de conectarse a aplicaciones que las empresas ya están utilizando, las RPA pueden trabajar con tecnologías complementarias como la inteligencia artificial, análisis de datos y gestión de procesos comerciales, lo que abre la puerta al diseño e innovación de nuevas soluciones.
Incluso antes que los procesos sean automatizados, las capacidades de “Process Discovery” proveen un profundo análisis de todas las variaciones existentes.
Con esto, las organizaciones pueden analizar cómo están funcionando actualmente y diseñar nuevos flujos de procesos más adecuados para lograr sus objetivos.
5. Optimización de costos
Aunque hay formas de cuantificar cada uno de los beneficios anteriores, la optimización de costos es el beneficio más tangible que ofrece la RPA. El beneficio en términos de ahorro de costos se puede calcular considerando aquellos que hubieran sido aplicables si esas tareas cognitivas repetitivas y de baja complejidad hubieran continuado siendo realizadas de la forma habitual.
Los costos que pueden ser ahorrados de manera más visible son:
Infraestructura de TI, que incluye computadoras de escritorio, teléfonos, etc.
Costos de formación y capacitación.
Costos de contratación, incluida la recontratación por deserción.
Salarios y compensaciones.
¿Qué Inversiones son necesarias para implementar un programa de automatización?
Otro aspecto esencial que debe considerarse con el fin medir correctamente la rentabilidad de un programa de automatización es la inversión continua que debe realizarse.
A continuación, podemos ver los principales costos que aplican a un programa de implementación de RPA.
6. Costos de infraestructura
Los costos de infraestructura incluyen costos fijos y aquellos que se realizan de forma continua. Estos incluyen:
El costo de adquisición de máquinas y componentes, en caso se den implementaciones in situ.
El costo de adquisición de servidor para los bots
Los costos continuos incluyen:
El costo de suscripción de almacenamiento en la nube, en caso se den implementaciones en dicho espacio.
El costo de suscripción de almacenamiento en la nube para el despliegue de los bots
Uno de los factores clave que contribuye a la optimización de costos es que, a diferencia de la fuerza de trabajo humana, la digital puede compartir un mismo dispositivo sin interferir en el trabajo de los demás y sin comprometer la productividad y seguridad de la empresa. No es algo raro que 100 trabajadores digitales trabajen en paralelo en la misma computadora sin obstaculizarse.
7. Costos relacionados al descubrimiento y diseño de procesos
Tradicionalmente, el descubrimiento de procesos ha sido realizado por analistas de negocio y consultores especializados. Un analista reúne con el cliente para comprender y documentar detalladamente los procesos actuales, y luego entregar este informe al equipo de desarrollo. Luego, el equipo de desarrollo diseña el nuevo proceso de negocio utilizando una herramienta comúnmente conocida como “automation studio”. Los costos aquí se calculan según el gasto en recursos humanos desplegados.
Las suites de productos de RPA actuales tienen integradas capacidades de descubrimiento de procesos. Esta funcionalidad puede traducir el trabajo de los empleados en diagramas de flujo de procesos con sus diferentes variaciones, para luego analizarlos, seleccionar el más optimo y exportarlo directamente a la herramienta de diseño de procesos. Luego, el equipo de desarrollo lo revisa y realiza los últimos cambios para crear un proceso completamente operativo. Este tipo de cambios finales generalmente considera la inclusión de mecanismos de notificación y manejo de excepciones.
8. Licencias de la fuerza de trabajo digital
Se pueden adquirir licencias de trabajadores digitales mediante suscripción, sin embargo, también se pueden adquirir de forma perpetua.
Las grandes organizaciones, con horizontes de proyección de largo plazo pueden beneficiarse más si adquieren licencias perpetuas. Estas licencias no ponen límite a la cantidad de trabajadores digitales que pueden ser implementados. A medida que crece el programa, se automatizan más procesos y la organización puede seguir consolidando su fuerza de trabajo digital sin costo adicional.
Por otro lado, las organizaciones más pequeñas con un número limitado de procesos, pueden beneficiarse mejor con una licencia basada en suscripción con acceso a un número específico de trabajadores digitales.
También existen modelos de licencia que permiten a las organizaciones pagar en base a sus resultados o el valor entregado. Los modelos de licencia flexibles son unos de los factores clave que las organizaciones deben tomar en cuenta al seleccionar un software de automatización adecuado para sus objetivos.
El método para calcular la rentabilidad de un programa de automatización requiere un balance entre simplicidad y precisión. Utilizado la forma de cálculo más simple, las organizaciones pueden considerar solamente las horas-hombre que sus empleados han logrado ahorrar gracias a la automatización.
Si bien los factores anteriores ayudarán a medir de la manera más simple posible el valor y la rentabilidad obtenidas, las organizaciones no deben dudar en considerar cualquier otro factor que pueda tener un impacto significativo en la rentabilidad de su programa de automatización.
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