 Empresas de todo el mundo están pasando por una transformación digital y están adoptando la automatización para mejorar sus procesos comerciales. Las herramientas de Process Discovery son una guía esencial para elegir los procesos correctos y relevantes para automatizar y maximizar su valor. ¿Qué es el descubrimiento de procesos? Process Discovery puede definirse como un conjunto de herramientas y técnicas utilizadas para definir, mapear y analizar los procesos de una organización. En una empresa típica, son procesos previamente bien definidos. Las herramientas de Process Discovery están basadas en machine learning (ML), y tienen como función ayudar a las organizaciones a identificar los procesos de sus negocios, registrar todas las variaciones posibles utilizando algoritmos de ML, y hacer recomendaciones para la automatización. Estas herramientas no solo distinguen aquellos que son automatizables, sino que también ayudan a diseñar flujos de trabajo, haciendo que el mapeo, la planificación y la implementación de automatizaciones sea más rápidas y eficientes. Process Discovery: ¿cómo funciona? A nivel básico, las herramientas de Process Discovery permiten a las organizaciones ver, analizar y mapear la estructura subyacente y los procesos de sus operaciones diarias. Un procedimiento jerárquico de arriba hacia abajo junto con un análisis de abajo hacia arriba permite que dichas herramientas creen un mapa de procesos completo, que complementa el Análisis de Procesos de Negocio (BPA). Las herramientas automatizadas de Business Process Discovery capturan datos y los transforman en un conjunto de datos estructurados para su diagnóstico por expertos o por Inteligencia Artificial. Dicho de otro modo, los bots de Process Discovery supervisan los procesos de una organización durante un período específico. Se ejecutan en las máquinas de los empleados de una manera no intrusiva, sin obstaculizar el trabajo diario, mientras recopilan datos sobre cómo los empleados utilizan las diversas aplicaciones para realizar sus tareas. Luego, los algoritmos avanzados de ML analizan los datos, generando flujos de trabajo de automatización que se pueden mover a una herramienta de automatización para iniciar una travesía sin interrupciones. ¿Cuáles son los beneficios de Process Discovery? La mayoría de las empresas no tiene muy claro por dónde comenzar su travesía de automatización, o no están bien equipadas para superar las dificultades que podrían enfrentar durante la implementación. Process Discovery proporciona a estas organizaciones una forma rápida, confiable y rentable de identificar los procesos ideales para automatizar. Process Discovery reduce el esfuerzo manual requerido para identificar procesos a gran escala y mapear todas las posibles variaciones y excepciones del proceso. También ayuda a crear un plan de automatización efectivo, brindando transparencia y eliminando sesgos humanos, evitando también posibles errores y dificultades a través de un manejo de excepciones más inteligente. Es también rentable, ya que aprovecha el potencial de la Inteligencia Artificial para desarrollar un enfoque integrado, y así maximizar el resultado de los procesos empresariales.  Mejora en la calidad y rendimiento: Potenciada por datos empíricos, Process Discovery proporciona una imagen clara, automáticamente identificando, analizando y determinando tareas y prioridades para procesos automatizables, en lugar de depender de cómo los empleados o consultores piensan que deben realizarse. Es mucho más preciso y garantiza flujos de trabajo de proceso actualizados, una comprensión más profunda y una optimización de proceso mejorada, sin conjeturas ni sesgos humanos. Visibilidad: Process Discovery garantiza que haya visibilidad de la propiedad de los pasos específicos del proceso, así como el proceso general en toda la organización. Con un mapa completo de los procesos, las empresas pueden identificar fácilmente nuevas vías y futuras oportunidades de automatización. Menos riesgos: Al dar a menos personas acceso información de los procesos del negocio, es posible reducir riesgos. Además, los mapas de procesos ayudan a comprender de antemano si los cambios sugeridos agregarán valor al negocio, ahorrando tiempo, costos y esfuerzo. Eficiencia de costos: Process Discovery posibilita una alternativa medible para implementar mejoras en los negocios, evitando repeticiones innecesarias u otras ineficiencias. Además, al requerir menos recursos humanos, los costos de implementación disminuyen significativamente. Escalabilidad mejorada: La escalabilidad de una implementación de RPA requiere de un análisis de datos que lleva mucho tiempo de hacerse manualmente. Pero con los insights generados a través de Process Discovery, las organizaciones pueden tomar decisiones inteligentes sobre qué procesos a automatizar son prioritatios. También se asegura que la solución de automatización evolucione para liberar un mayor crecimiento y rendimiento con el menor uso posible de recursos y tiempo. ROI maximizado: Los mapas de procesos, al estar basados en data empírica, ayudan a las organizaciones avanzar a lo largo de su travesía de automatización, desde la creación de valor hasta su realización. Los mapas de procesos, creados mediante la identificación de principales pulsaciones de teclado que realiza el usuario, cubren todas las excepciones y variaciones del proceso, y proporcionan visibilidad y opciones para escalar, ayudando a maximizar el ROI esperado de la implementación. Ventaja competitiva: Gartner afirma que más del 80% de las empresas todavía utilizan el mapeo manual de procesos y el cambio a Process Discovery significaría que las empresas tienen una ventaja sobre sus competidores, con costos iniciales reducidos y un tiempo significativamente más rápido, en el que puede alcanzar mejor sus objetivos. ¿Por qué se debe elegir Process Discovery sobre Process Mining? Process Mining es una forma convencional de identificación de procesos en las aplicaciones utilizadas por una empresa. El software Process Mining lee los registros de eventos del sistema y aplica algoritmos sofisticados para identificar y mapear automáticamente los procesos del negocio. Estas herramientas, junto con entrevistas realizadas a usuarios y pymes, se utilizan para generar mapas de procesos, y que las empresas los utilicen para el correspondiente análisis y automatización. Dado que las aplicaciones de Process Mining leen datos de eventos en el sistema y no tareas de actividad a nivel de usuario, no logran capturar todos los matices de la interacción humana y del sistema. Las excepciones y variaciones del proceso empresarial tampoco son cubiertas de manera confiable por este enfoque. Los mapas de proceso generados a partir de Process Mining, aunque son realmente útiles, forman una base débil para lograr una automatización con un ROI exitoso. Además, en una empresa, los procesos comerciales abarcan múltiples sistemas y aplicaciones. Están interconectados de innumerables maneras y es esencial comprender sus interdependencias para elaborar una poderosa estrategia de automatización. Dado que Process Mining no captura datos a nivel de tarea, los mapas de procesos no terminan de representar íntegramente las complejidades de los procesos empresariales. Las herramientas de Process Mining no integradas a una solución RPA y, por lo tanto, las empresas deben buscar una integración y alinear a dos proveedores para obtener un resultado eficiente. Esta integración y las ineficiencias asociadas a ella aumentan el tiempo esperado para para disfrutar de los beneficios de dicha automatización. Por el contrario, los data recopilada por las herramientas de Process Discovery es empírica y capturan los detalles de un proceso de forma más efectiva. Por lo tanto, asegura que la empresa no esté automatizando procesos inútiles o ineficientes. Con un mapa de procesos tan completo, las iniciativas de automatización no fallarán y podrán evitarse los cuellos de botella originados por sesgos y errores humanos. Esto conduce a una consecución del valor esperado más rápida, tanto de la automatización, como del retorno de la inversión. La siguiente tabla resume la diferencia entre Process Mining y Process Discovery a nivel estratégico y de ejecución.
Para la mayoría de las empresas, las dificultad para obtener el valor completo de sus programas de automatización comienza con la necesidad de lograr un mapeo preciso y completo de todos sus procesos de negocio. Si bien las tecnologías de automatización e inteligencia artificial están empoderando a las empresas para que puedan identificar, analizar y automatizar los procesos correctos automáticamente, la mayoría ellas aún utilizan herramientas convencionales como la minería de procesos para identificar y analizar procesos automatizables. Los métodos tradicionales de identificación de procesos son extremadamente lentos, propensos a sesgos e inadecuados, y conllevan un cierto grado de riesgo. Esto requiere una solución que pueda identificar, analizar y recomendar automáticamente qué procesos debe automatizar su empresa. Process Discovery resulta en una comprensión más precisa y profunda de los procesos, lo que finalmente permite la máxima optimización de procesos para una empresa. Acorta el camino hacia el valor de RPA, convirtiéndolo en el primer paso esencial hacia el éxito de RPA. Comuníquese con nosotros y descubra lo que la automatización robótica
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AutorArtículos, noticias y novedades sobre inteligencia artificial y automatización de procesos elaborados por el equipo de IDEGO. Archivos
October 2020
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