¿Cuáles son las actividades que toda empresa puede automatizar en sus áreas administrativas?

El área de back office es la parte de una organización compuesta de personal administrativo y de soporte, y cuyas actividades no suelen tener un contacto directo con el cliente. Estas actividades generalmente no tienen valor comercial estratégico, pero en caso fallen, el daño generado puede afectar a la integridad de la empresa.
¿Cómo una organización puede proyectarse a crecer exitosamente si sus actividades esenciales no descansan sobre buenos cimientos operativos? 

¿Cómo pueden planificarse nuevas cuotas de ventas, si no tiene la seguridad de que las facturas serán cobradas oportunamente o que la mercadería será entregada a tiempo?

El back office es la base operativa de una organización. Si bien este no es lo que garantiza la calidad del producto final, sí que es un requisito para entregar valor en primer lugar.

Las áreas constituyentes del back office son las de contabilidad, finanzas, logística, recursos humanos, legal, tecnologías de información, entre otras. Su realización demanda una parte importante de los recursos de las empresas y, frecuentemente, la mayoría de los colaboradores se encuentran allí.

La automatización robótica de procesos propone un nuevo nivel de productividad y consistencia en la calidad operativa que estas áreas necesitan, de manera que las organizaciones encuentren menos fricción en su funcionamiento general y en sus planes de crecimiento.

A continuación, presentamos ejemplos de actividades de back office en las que la RPA puede causar un impacto positivo que repercuta en la productividad de toda la organización.

• Soporte técnico: Sin la capacidad de automatización, los equipos de soporte técnico se ven abrumados con la gran cantidad de consultas y solicitudes que pueden recibir. Aunque las tareas sean mayoritariamente sencillas, pueden resultar tediosas por la cantidad de tiempo que demandan y su grado de repetición, desmotivando al personal tecnológico y reduciendo la calidad general del servicio interno. La automatización de las actividades más repetitivas libera un tiempo valioso que puede ser dedicado a solucionar problemas más complejos o planear mejoras en la infraestructura tecnológica de la organización.
  
  
• Instalaciones de software, actualizaciones y mantenimiento: Estas actividades deben realizarse de forma periódica para garantizar el buen funcionamiento del equipamiento tecnológico y las aplicaciones utilizadas por las empresas. Las instalaciones de software y actualizaciones pueden realizarse de manera automática y programada. El mantenimiento, aunque muchas veces debe ser realizado de forma presencial, puede ser organizado de forma mucho más eficiente con un cronograma programado con antelación.

Contabilidad y Finanzas:

• Planeamiento financiero: el planeamiento financiero se sirve de procesar y fusionar distintos estados financieros. La automatización puede agilizar las partes más mecánicas, como la elaboración de reportes y conjuntos personalizados de KPIs, para que los encargados de esta área puedan enfocarse en lo que saben hacer mejor.
  
  
• Conciliaciones bancarias: La conciliación bancaria requiere la extracción de data de los registros bancarios para compararlos con los propios. No hay ningún valor relevante en el trabajo operativo de copiar los datos, de manera que la automatización brinda una solución muy clara.
  
  
• Procesamiento de Facturas: El procesamiento de facturas tiene muchas tareas repetitivas y manuales, que pueden resultar en pagos a destiempo o incorrectos. No solo eso, las facturas muchas veces tienen diferentes formatos y requieren consolidar datos de diversas fuentes para crear una base de datos única. La automatización pone una solución a este reto, para asegurar la mayor precisión posible, evitando incidentes y errores que pueden resultar muy costosos.
  
  
• Reembolsos: La reputación de una empresa se construye con trabajo arduo, pero puede verse afectada rápidamente si sus clientes perciben que no recibieron el valor que se les prometió. La política de reembolsos es una pieza clave para cuidar la reputación de una empresa, y un cliente insatisfecho que solicita esta acción debe recibir la atención más rápida y precisa posible. La automatización ayuda a agilizar significativamente el proceso, gestionando toda la información generada y minimizando errores.
  
  
• Preparación de estado de ganancias y pérdidas: Muchas grandes empresas, especialmente las que se dedican al comercio, realizan un seguimiento diario de su estado de ganancias y pérdidas. Si bien hay empresas que han automatizado este proceso, hay otras organizaciones que aún los hacen manualmente utilizando Excel. La utilización de la automatización robótica puede reducir el tiempo de trabajo requerido a un 30%.

Recursos Humanos:

• Reclutamiento: Las empresas pueden utilizar bots para agregar currículos, y resultados de evaluaciones para filtrar los candidatos que más se ajustan a sus necesidades.
  
  
• Contrataciones e introducción de nuevo personal a la organización: Todo el proceso de contratación y preparación de nuevos empleados es muy trabajoso y puede estar sujeto a estándares regulatorios complejos. La automatización aliviana la carga de trabajo, brindando una capa de consistencia y garantizando el cumplimiento de los estándares internos y regulaciones vigentes en el mercado de trabajo.
  
  
• Planillas: Las nóminas requieren un procesamiento repetitivo, deben tener en consideración el marco regulatorio vigente y las políticas de la organización. El despliegue adecuado de bots puede agilizar todo el proceso de la forma más eficaz y transparente.
  
  
• Gestión de ausentismo y vacaciones: Muchas veces los empleados no conocen cómo funciona el sistema de registro de ausencias y vacaciones, o no tienen interés en utilizarlo. Una solución simple es permitir que los empleados decidan cuando desean sus vacaciones mientras cumplan con los objetivos asignados, dándoles mayor autonomía y ahorrando mucho trabajo burocrático. Otra solución, más sofisticada, es desplegar un bot que cruce los reportes de ausencias con la información del tiempo que los empleados pasan conectados al sistema, y permitir que estos completen la información faltante.
  
  
• Gestión de gastos y viáticos: Muchas empresas utilizan softwares de gestión de gastos antiguos u obsoletos, donde los detalles de los gastos que deben brindar los empleados ya se encuentran en las facturas proporcionadas. La funcionalidad de reconocimiento óptico de la RPA puede extraer data importante de los recibos automáticamente, ahorrando mucho tiempo en la gestión de entrega de datos, ya que los empleados simplemente pueden tomar fotografías a los recibos. Esto será suficiente para que el OCR haga su trabajo.
  
  
• Asistentes virtuales: Es posible poner al alcance de los empleados todos estos servicios desplegando un chatbot que reconozca el requerimiento en cada caso, ayudando a los colaboradores de manera eficiente y eficaz, y liberando una fuerte carga de trabajo al personal de recursos humanos para que puedan enfocarse en actividades más estratégicas.

Logística y Operaciones

• Actualización de inventarios: Si bien existen diferentes softwares para ello, estas herramientas pueden ser complementadas con RPA y inteligencia artificial para realizar predicciones inteligentes y reportes automáticos. Adicionalmente, la RPA añade una capacidad de integración con otras aplicaciones no vista anteriormente.
  
  
• Cumplimiento: Ya sea por el objetivo de cumplir con las políticas internas de la empresa, cumplir las promesas comerciales, o estar en regla con el marco regulatorio vigente, la RPA permite a las empresas enfocarse en sus actividades principales con la seguridad de que, por default, muchas cosas están programadas para funcionar bien.
  
  
• Aprovisionamiento: La RPA propone automatizar los reportes y alertas de stock, de manera que no se corran riesgos de desabastecimiento. Adicionalmente, si las organizaciones están buscando nuevos proveedores, este software también es una buena herramienta para escanear y vetar candidatos.
  
  
• Logística internacional: El comercio internacional requiere mucha documentación, y usualmente debe asignarse ingentes recursos y horas-hombre para que todo el proceso fluya en periodo y condiciones acordadas.

Actualmente, IDEGO ofrece aceleradores de automatización especialmente pensados para las tareas de back office más comunes tales como cuentas por cobrar y conciliación bancaria. Se trata de procesos pre-configurados con RPA que se pueden integrar rápidamente a las distintas arquitecturas y sistemas con los que la empresa ya cuenta. Éstos permiten una implementación muy sencilla, resultados a corto plazo y alto retorno sobre la inversión, lo cual constituye un punto de entrada exitoso para la transformación digital.

Las posibilidades son prácticamente incontables. Todas las empresas desempeñan tareas de back office y pueden beneficiarse con la automatización Robótica de Procesos, el único requerimiento es planificar correctamente, pensar a largo plazo, y en grande. El camino a la hiperautomatización inicia aquí.

Descubra lo que la RPA puede hacer por su organización