Colaboración Empresarial En Los Tiempos de Cuarentena

Por: Amalia Tanaka
Directora de IDEGO
​Consultora Internacional en Tecnología

​​La pandemia global del COVID 19 ha causado más de un millón de casos de personas infectadas confirmadas a nivel mundial. Esta situación viene forzando a una gran cantidad de empresas alrededor del mundo a reorganizar sus operaciones, reevaluar sus planes de continuidad comercial y establecer métodos de trabajo flexibles con carácter de urgencia. En este contexto, la demanda por aplicaciones de colaboración empresarial (CE) se ha incrementado exponencialmente.

En la China el país inicial de la pandemia, de la noche a la mañana compañías que ofrecen herramientas de colaboración digital como Alibaba, DingTalk, WeChat Work, y Tencent Meeting, se volvieron entre las 10 apps más populares en las tiendas móviles de Apple y Android. Welink, la primera solución de Huawei se transformó en una solución SAAS adquiriendo 15,000 nuevos clientes en un solo día. Esta dramática expansión creó enormes retos de escalabilidad para los proveedores de estas plataformas afectando la calidad de servicio y culminando en la necesidad de añadir 20,000 nuevos servidores en la nube para suplir este incremento de tráfico de esta nueva demanda.

Desde la perspectiva empresarial esto tampoco ha significado un cambio fácil. De acuerdo a Forrester Research, estos retos van desde manejar expectativas por parte de los empleados de tener herramientas de colaboración más intuitivas, necesidad de interoperabilidad de las múltiples plataformas, falta de apoyo técnico por el volumen de llamadas, cuestionamientos de seguridad de la información, entre otros.  Ninguna plataforma de CE es “one size fits all”, y los Gerentes de Operaciones o Gerentes de Tecnología de las empresas tienen una gran tarea.

Estos líderes deben alinear las metas de negocio de cara a la nueva demanda y necesidad de sus clientes, reorganizar sus métodos de comunicación y apoyo hacia su fuerza laboral versus la tecnología disponible, y reevaluar sus presupuestos versus el impacto económico negativo en sus propias empresas.  Además, deben de asegurarse de mantener a todo nivel la velocidad de decisión y la integridad de su información en medio de todos los cambios. En este contexto el manejo de la información generada por medios internos y externos se convierte clave para todos estos temas, pero más importante aún para informar en las áreas que afectan el bienestar de sus empleados.

Muchas empresas tienen plataformas de CE solo para el uso remoto desde casa con PC y exclusivamente para sus empleados, pero una estrategia integral debe considerar escenarios a muchos niveles trabajo de casa, oficina, de campo, colaboración con agente tercerizados de ventas, proveedores, recursos humanos, interoperabilidad con correo electrónico, CRM, ERPs, BPMs, y plataformas de automatización. El éxito de estas estrategias de CE depende en gran parte de la habilidad de alinear las metas institucionales y objetivos tecnológicos y la coordinación con los grupos de trabajo a través de todas las funciones.  En este contexto los proyectos piloto son una parte importante de la evaluación de las necesidades y requisitos de la empresa para que los directivos puedan evaluar sus decisiones de estrategia digital ya que estas impactaran la mayoría de sus objetivos a largo y corto plazo previos a COVID19.

Gartner Inc., en su último reporte (COVID19 Outbreak: Short-and Long-Term Actions for CIOs) menciona algunas de las áreas en que estas organizaciones deben enfocarse y equiparse como pasos principales:

• Implementación de una estrategia de trabajo /colaboración digital a largo plazo con todos los controles adecuados de seguridad
• Proveer a los empleados con un solo “source of truth” dentro de la organización, así como para noticias que afecten su salud y bienestar para que se disipen falsas noticias
• Fácil integración con otras herramientas que estén en utilización, y que hagan la colaboración remota más transparente y eficiente
• Empoderar y facilitar que los empleados creen sus propios workflows y puedan ellos mismos automatizar rutinas
• Mantener y expandir relaciones con clientes, partners, contratistas y otros a través de sus varios canales digitales
  
  

Esta pandemia ha generado inmediata atención en la evaluación entre los méritos de enfocarse en las estrategias institucionales/operacionales versus la inversión en la estrategia digital. Sin embargo, y aunque con un alto costo de esfuerzo laboral y económico para muchas de estas empresas, este tipo de situaciones también son oportunidades para reposicionar marca, imagen, estrategias comerciales y poder capturar nuevas oportunidades de crecimiento.